효과적인 문제 진술에 관한 모든 것 - 6sigma (2023)

학습식스 시그마다양한 벨트를 획득하는 것은 정말 어려운 여정입니다. 그러나 모든 여행은 문제나 목표에서 시작됩니다. 문제 설명을 작성하는 것도 이와 같습니다. 정교하고 관련성이 높으며 작업할 문제를 완전히 다루어야 합니다.

먼저 효과적인 문제 진술의 필요성과 중요성을 이해해 봅시다. 이름에서 알 수 있듯이 문제 설명은 해결하려는 격차를 정의합니다. 특정 상황과 현재 성과 사이에 공백이 있음을 인식합니다.

더 나아가기 전에 Six Sigma의 로드맵을 이해해 보겠습니다. 그만큼DMAIC 모델Six Sigma 방법론의 도구 중 하나인 를 사용하면 결과의 품질과 회사의 프로세스를 개선할 수 있습니다. DMAIC는 정의(Define), 측정(Measure), 분석(Analyze), 개선(Improv) 및 제어(Control)를 의미하므로 이 빌딩 블록을 프로젝트 관리에 사용하든 독립형 품질 개선 조치로 사용하든 '정의 단계'는 간결하면서도 자세한 문제 설명을 중심으로 진행됩니다.

“[사용자]는 [목표]를 달성하기 위해 [필요]가 필요합니다.”<그것이 무엇인지 정의>

이 기본 공식을 사용하면 문제 해결에 유리한 정보와 주장을 추가할 수 있습니다.

피터 피터카, 식스 시그마 마스터 블랙 벨트는 문제 설명 내에서 사실과 연구의 중요성을 강조합니다. 그는 “문제 설명은 매우 명확하고 단순하여 한두 문장으로 시작할 수 있지만 문제에 대한 데이터, 연구 및 통찰력으로 뒷받침될 것입니다.”에 중점을 둡니다.

DMAIC 모델

더 나아가기 전에 Six Sigma의 DMAIC 모델을 이해해 보겠습니다. 이는 문제를 개선하고 제거하는 것까지 문제를 해결하는 지도 역할을 할 것입니다. 결과적으로 효과적인 문제 설명의 중요성과 그것이 전체 프로세스에 어떤 영향을 미치는지 이해할 수 있습니다.

• 단계 정의

목적단계 정의문제를 설명하고 그것이 조직이나 사업에 얼마나 영향을 미치는지 자세히 설명하는 것입니다. 고객, CTQ(품질에 중요) 문제, 문제와 관련된 핵심 비즈니스 프로세스를 정의합니다.

또한 고객의 요구 사항, 기대 및 현실에 대해 이야기하십시오. 경계, 실현 가능한 것과 그렇지 않은 것을 발견하십시오. 이는 추가 개선을 위해 프로세스를 매핑하고 프로세스 흐름을 정확하게 매핑하는 데 도움이 됩니다.

• 측정 단계

다음 단계는측정하다귀하가 다루고 있는 문제와 관련된 핵심 비즈니스 프로세스의 성과. 이 단계에는 데이터 수집 계획도 포함됩니다. 이를 위해서는 관련된 핵심 비즈니스 프로세스의 성과를 측정해야 합니다. 프로세스에 대한 데이터 수집 계획을 개발하고 다양한 소스에서 관련 최신 데이터를 수집한 다음 결함과 측정 기준을 결정합니다. 이렇게 하면 부족한 부분을 이해하고 문제에 대한 명확한 그림을 제시하는 데 도움이 됩니다.

• 분석 단계

그런 다음 프로세스 맵을 따라 데이터를 분석하여 결함의 근본 원인을 찾고 성능을 향상할 수 있는 기회를 찾습니다. 또한 이 단계는 현재 성능 수준 간의 격차를 식별하고 현재 성능과 원하는 성능 간의 격차를 식별하는 데도 도움이 됩니다. 또한 이 단계를 통해 기회의 우선순위를 정하고 오류나 변동의 원인을 찾을 수도 있습니다.

• 단계 개선

다음 단계에서는 대상 프로세스를 개선하는 작업을 다룹니다. 이는 문제를 해결하기 위한 창의적인 솔루션을 설계하고 이로 인해 발생할 수 있는 문제를 예방함으로써 달성됩니다. 이 단계에서는 전략이나 계획을 설계, 개발 및 배포하기 위해 혁신과 창의성, 규율, 기술 활용이 필요합니다.

• 제어 단계

개선 단계에서 수행된 구현을 제어해야 하므로 작업은 아직 끝나지 않았습니다. 새로운 프로세스가 원활하게 실행되고 '기존 방식'으로 돌아가지 않도록 해야 합니다. 이 단계에서는 시스템, 구조 등을 수정하여 개선 사항을 모니터링하고 시스템을 구축합니다. 또한 제어가 유지되고 프로세스가 원하는 경로를 벗어나지 않도록 문서, 지침 등을 개발합니다.

효과적인 문제 진술서 작성을 시작하는 방법은 무엇입니까?

문제 진술서를 작성할 때 가장 좋은 전략 중 하나는 5W2H(무엇을? 왜? 어디서? 언제? 누가? 어떻게? 얼마나?)입니다. 이 방법을 사용하면 계단식 순서로 올바른 질문을 하여 완벽한 문제 설명을 작성할 수 있습니다.

5W2H 도구는 문제나 프로세스를 해결하기 위한 명확하고 직접적인 지침을 설정합니다. 이 도구는 작성자에게 문제 설명을 효과적으로 작성하는 동안 준수해야 할 명확한 규칙 세트를 제공합니다. 이 도구를 사용하면 문제를 해결하기 위한 안내 경로를 제공하고 해결 중인 문제에 대한 명확한 설명을 제공할 수 있습니다.

또한 문제 작성을 시작하기 전에 문제와 관련된 모든 데이터를 찾으세요. 이렇게 하면 추세를 더 쉽게 이해하고 패턴이 있는 경우 이를 찾아낼 수 있습니다. 다음으로 염두에 두어야 할 것은 가독성과 표현입니다.

말했듯이 첫인상이 마지막이 될 수도 있습니다. 문제를 먼저 파악하고, 성급하게 문제를 적지 마세요. 효과적으로 글을 쓸 수 있도록 안내하고 모든 문제를 단순화되고 조직적인 방식으로 해결하는 포인터를 항상 보관하는 것이 좋습니다.

효과적인 문제 진술을 작성할 때 사용할 도구 및 기술은 무엇입니까?

모든 팀은 효과적인 문제 설명을 작성하기 위해 자체 프로세스를 개발합니다. 프로세스는 매우 유연합니다. 귀하의 취향과 비즈니스 방법론에 따라 배열할 수 있습니다. 하지만 가장 눈에 띄는 방법론이 하나 있습니다.5가지 이유.

5가지 이유는 무엇인가요?

5 Whys는 가장 효과적인 기술 중 하나입니다.근본 원인 분석(RCA에 대해 자세히 알아보기이전 블로그에서). 작업에서 장애물에 직면한 모든 팀은 5 Why 접근 방식을 활용하여 문제의 근본 원인을 찾고 반복되는 실수와 실패로부터 프로세스를 보호할 수 있습니다.

5가지 이유 근본 원인 분석을 완료하는 방법은 무엇입니까?

1. 특정 문제부터 시작하세요. 직면한 문제를 찾아보세요. 이를 통해 팀은 일반적인 근본 원인 문제를 정확히 찾아낼 수 있습니다.
2. 문제가 발생한 이유를 물어보고 나열된 특정 문제에 대한 해결 방법을 적어 두십시오.
3. 왜냐고 계속 물어보세요. 문제의 근본 원인에 도달할 때까지 이어지는 각 문제와 그에 대한 답변을 검토합니다.
4. 팀이 모든 이유를 해결했는지 확인하세요. 문제와 해결책. 전체 흐름을 세밀하게 필터링하기 때문에 다소 시간이 걸릴 수 있습니다.

5가지 Why 도구

5 Why를 수행하는 가장 쉬운 방법은 종이에 간단히 적어보는 것입니다. 그러나 더 큰 프로젝트의 경우 종이보다 더 많은 것이 필요할 수 있습니다. Fishbone 또는 Ishikawa 다이어그램은 문제를 식별하는 초기 프로세스에서 도움이 될 수 있습니다. 자세히 알아보기이시카와 다이어그램Six Sigma 관련 블로그 중 하나를 참조하세요. 모든 근본 원인 관계를 수집하고 그 중 어느 것이 원래 문제에 더 큰 영향을 미쳤는지 평가합니다.

고려해야 할 몇 가지 중요한 사항은 다음과 같습니다.

• 귀하의 진술이 한 가지 문제를 다루고 있는지 확인해야 합니다. 예, 여러 이슈를 작성할 수 있지만 독자가 더 쉽게 작성하고 여러 문장으로 나눌 수 있습니다. 문제를 더 깊이 파고들면 다른 문제 영역에 대한 많은 링크를 찾을 수 있습니다. 그러나 요점은 하나의 문제에 초점을 맞춘 다음 다음 문제로 넘어가는 것입니다. 로마는 하루 아침에 이루어지지 않았기 때문입니다!

• 핵심 문제의 기본 영역에서 다른 문제를 발견하면 특정 팀/프로세스를 비난하는 것을 피해야 합니다. 다른 사람을 비난하는 것은 스스로 문제를 포기하는 것과 같습니다. 이는 또한 근본 원인 등을 찾는 데 압도당하고 편협한 것처럼 보이게 만들 수도 있습니다.

• 주목해야 할 가장 중요한 점은 언급한 격차에 대한 해결책을 다루지 않도록 하는 것입니다. 문제 설명은 경영진에게 긴급 조치를 취하도록 촉구하기 때문에 문제가 더 클 수도 있고 완전히 다른 것일 수도 있습니다.

문제 설명은 근본적인 원인에 대한 사실, 추세, 패턴, 데이터 등을 기술할 뿐이며 경영진에게 추가 조치 및 조사를 요청하는 메시지입니다. 따라서 이를 유지하고 모든 확인란을 선택하십시오.

문제 진술이 효과적인 이유는 무엇입니까?

우리는 종종 중요한 문제를 해결하고 어쨌든 조직에 이익이 되려면 왜 효과적이어야 하는지 궁금합니다.

음, 경영진에게 문제를 해결하는 것이 유일한 목적은 아닙니다. 프로세스에 참여하는 모든 사람에게 이를 명확히 해야 합니다. 따라야 할 황금률은 편견이 없는 개인이 문제 설명을 명확하게 이해하고 얻을 수 있는지 여부입니다. 효과적입니다!

DMAIC의 정의 단계는 다른 단계보다 우선 순위가 높습니다. 모든 사람이 당신과 같은 방식으로 문제를 보거나 이해하는 것은 아니기 때문입니다. 모든 사람이 같은 내용을 이해하도록 하기 위해 할 수 있는 최선의 방법은 명확하고 설명이 포함된 진술을 작성하는 것입니다. 이는 갈등이나 질문을 제기할 수 있는 모든 개방형 스레드를 다루면서 요점을 설명합니다.

이제 우리는 문제 진술의 필요성과 중요성을 이해했습니다. 문제 설명을 효과적으로 작성하는 데 필요한 다음 부분에 집중하겠습니다.

효과적인 문제 설명에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 프로세스 문제에 대한 명확한 이해
• 개선 목표
• 변화를 위해 취할 조치

이 모든 것을 포함하려면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 최고 경영진과 철저한 대화를 나누고, 의견과 기타 가능한 수익 누수 또는 간접비를 요청하세요.
• 레벨 Y(핵심 비즈니스 성과)를 매핑할 수 있습니다. Y는 Six Sigma DMAIC 접근 방식에서 종종 참조되며 KPOV(Key Process Output 변수)라고 합니다.
• 명심해야 할 한 가지는 SMART 문제 설명 초안을 작성하는 것입니다. SMART는 스마트(Smart), 측정 가능(Measurable), 실제(Actual), 시간 제한(Time-Bound)을 의미합니다. 이 모든 것은 다음에 제시된 예에서 명확해질 것이며 효과적인 문제 설명을 작성하는 방법에 대한 아이디어를 제공할 것입니다.

더 깊이 이해하고 정의 단계의 쓰기 부분에 들어가려면,프로젝트 헌장유용한 도구가 됩니다. 모든 정보를 포함하고 효과적인 문제 설명을 작성할 수 있는 프레젠테이션으로 간주하십시오.

ㅏ프로젝트 헌장다음이 포함됩니다:

• 배경과 목적: 문제에 대한 명확하고 명확한 설명, 문제가 비즈니스에 미치는 영향, 중요성, 현재 프로세스의 문제, 프로젝트에 명시된 이유.

• 사명 선언문: 프로젝트의 목적과 달성할 것으로 예상되는 목표, 계획된 행동 방향을 간결하게 기술합니다.

• 범위: 여기에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다.

1. 경계 및 제한 사항
2. 프로젝트 목표 기대
3. 단계 타임라인
4. 해당 프로젝트가 완료되면 결과물
5. 프로젝트의 세부 비용 견적
6. 해당 프로젝트의 영향을 받는 조직 인터페이스, 부서 또는 그룹
7. 프로젝트의 긴급성

• 관련 팀 및 역할: 외부 이해관계자, 프로젝트에 참여하는 모든 사람, 포함되어야 하는 팀을 포함한 구성원 및 전문 분야 목록입니다.

• 운영 프레임워크: 여기에는 위치, 책임, 프로토콜인 의사결정 프로세스, 갈등 해결을 위해 어떤 방법을 사용할 것인지가 포함되어야 합니다.

• 성능 측정: 팀 성과, 마감일, 프로세스 효율성 측정, 결과 측정 또는 프로젝트 달성 목표를 측정합니다.

• 지원 요구 사항: 컨설턴트, 외부 시스템, 공급업체 등 외부 지원이 필요한 경우

프로젝트 헌장을 사용하면 명확하고 상세하며 효과적인 문제 설명을 얻을 수 있습니다. 이를 통해 정의 단계를 명확하게 기술하고 명확하면서도 맥락과 깊이가 철저한 문제 설명을 작성할 수 있습니다.

예

조직에서는 불량품을 많이 생산해 왔습니다.

위의 진술은 독자에게 조직에 대한 어떠한 정보도 제공하지 않습니다. 비전에 특별한 과정이 없이 큰 문제만을 기술하고 있습니다. 또한 조직에서 발생하는 비용에 대해서는 언급하지 않습니다. 상황의 심각성과 긴급 조치가 필요한 경우. 그리고 고객 만족은 어떻습니까?

문제가 고객에게 도움이 되지 않는 한, 조직에서는 왜 이러한 변경을 합니까?

이제 동일한 진술을 취하여 이를 효과적인 문제 진술로 바꾸어 보겠습니다.

Ex Machines Ltd.에서는 불량 제품(TV 리모콘) 비율이 지난 5개월 동안 45% 증가했습니다. 결함이 있는 제품으로 인해 발생한 손실은 지난 5개월 동안 합쳐서 $25,000입니다. 이는 공급망에 영향을 미치고 있으며 고객에 대한 회사의 평판도 손상시키고 있습니다.

이 진술은 문제를 알려주고 또한 간결하며 기간과 숫자로 나타낸 수익에 대해 설명합니다(대략적인 수치와 임의의 수치는 피함). 경영진은 명확하고 정의된 문제를 파악하고, 문제의 긴급성을 파악하고, 이를 통해 얻을 수 있는 이점을 이해할 수 있습니다. 추가된 고객 경험이나 만족도가 있다면 꼭 언급해 주세요. 이를 통해 SMART와 함께 5W2H가 어떻게 작동하는지 확인할 수도 있습니다.

• 또 다른 예를 들어보자

병원은 대응 시간 지연 및 기타 측면으로 인해 병상에서 돈을 잃고 있습니다.

이 진술은 다음과 같아야 합니다.

ABC 병원은 환자를 위한 병상 수가 적고 병상 관리도 열악하다. 지난 8개월 동안 매년 측정한 결과, 발생한 손실과 사상자로 인한 보험료는 $500,000입니다. 이로 인해 병원의 자격 증명이 영향을 받고 보험료가 인상되었습니다.

결론

이것이 효과적인 문제 진술서를 작성하는 방법에 대해 알아야 할 전부입니다. 모든 솔루션은 문제에서 시작되며 귀하의 솔루션은 귀하가 언급한 문제만큼 훌륭하다는 점을 항상 명심해야 합니다.

효과적인 문제 설명은 프로젝트를 훨씬 더 앞당기게 하고 프로젝트에 원하는 수준의 관심과 중요성을 부여합니다.